Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur en mai 2018. Depuis, les entreprises ont dû se conformer à ces nouvelles règles pour protéger les données personnelles de leurs clients et employés. Dans cet article, nous allons aborder les principales responsabilités des sociétés en matière de RGPD, ainsi que les mesures à prendre pour garantir la conformité.

Les principales obligations du RGPD pour les entreprises

Le RGPD impose plusieurs obligations aux entreprises qui traitent des données personnelles concernant des personnes physiques résidant dans l’Union européenne. Parmi ces obligations figurent :

• L’établissement d’une base légale pour le traitement des données : Les entreprises doivent s’assurer qu’elles disposent d’une base légale solide pour traiter les données personnelles. Il peut s’agir du consentement de la personne concernée, de la nécessité d’exécuter un contrat ou de protéger l’intérêt légitime de l’entreprise.
• La mise en place de mesures de protection adéquates : Les entreprises doivent mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité des données qu’elles traitent. Cela inclut notamment le chiffrement des données, la pseudonymisation et le contrôle d’accès.
• La désignation d’un délégué à la protection des données (DPO) : Les entreprises dont le traitement des données présente un risque élevé pour les droits et libertés des personnes concernées doivent nommer un DPO. Ce dernier est chargé de veiller à la conformité de l’entreprise au RGPD et de conseiller sur les questions relatives à la protection des données.
• L’obligation d’informer les personnes concernées : Les entreprises doivent informer les personnes dont elles traitent les données de leurs droits en matière de protection des données, ainsi que des finalités et des bases légales du traitement.
• La tenue d’un registre des traitements : Les entreprises doivent documenter tous les traitements de données personnelles qu’elles effectuent, y compris la description du traitement, la catégorie de données traitées et le nom du responsable du traitement.
• La notification en cas de violation de données : En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, l’entreprise doit informer l’autorité compétente dans un délai maximal de 72 heures après avoir pris connaissance de la violation.

Les sanctions encourues en cas de non-respect du RGPD

Le RGPD prévoit des sanctions administratives en cas de non-respect des obligations qu’il impose. Ces sanctions peuvent aller jusqu’à :

• 10 millions d’euros ou 2 % du chiffre d’affaires annuel mondial total pour les infractions mineures, telles que le défaut d’établir une base légale appropriée pour le traitement ou le défaut d’informer correctement les personnes concernées;
• 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total pour les infractions majeures, telles que la violation des droits des personnes concernées ou le défaut de mettre en œuvre des mesures de protection adéquates.

Il est important de noter que ces sanctions peuvent être cumulatives et s’appliquer indépendamment de toute action en justice intentée par les personnes concernées.

Les bonnes pratiques pour assurer la conformité au RGPD

Pour garantir la conformité de leur entreprise au RGPD, les dirigeants doivent mettre en place un ensemble de mesures et bonnes pratiques. Voici quelques-unes des actions à entreprendre :

• Effectuer une cartographie des données personnelles traitées par l’entreprise : Il s’agit d’identifier l’ensemble des données personnelles collectées, stockées et traitées, ainsi que les finalités du traitement et les bases légales sur lesquelles il repose.
• Mettre en place une politique de protection des données : La politique doit décrire les principes et procédures à suivre pour assurer la sécurité des données personnelles, ainsi que les responsabilités internes et externes en matière de protection des données.
• Former et sensibiliser l’ensemble du personnel : Tous les employés doivent être informés des obligations du RGPD et formés aux bonnes pratiques en matière de protection des données. Cela inclut notamment l’utilisation sécurisée des systèmes informatiques, la gestion des mots de passe et la détection des tentatives d’hameçonnage.
• Mettre en place un processus de gestion des violations de données : L’entreprise doit être en mesure de détecter rapidement toute violation de données et de prendre les mesures appropriées pour y remédier, y compris la notification aux autorités compétentes et aux personnes concernées.
• Effectuer régulièrement des audits de conformité : Les entreprises doivent vérifier régulièrement que leurs processus internes sont conformes au RGPD et ajuster leurs pratiques en fonction des évolutions législatives ou technologiques.

En somme, la mise en conformité avec le RGPD est une responsabilité majeure pour toutes les entreprises. Il est essentiel d’adopter une approche proactive et rigoureuse pour garantir la protection des données personnelles et éviter les sanctions potentiellement lourdes en cas de non-respect. La mise en œuvre des bonnes pratiques mentionnées ci-dessus contribuera à atteindre cet objectif et à renforcer la confiance des clients, partenaires et employés dans la gestion responsable des données par l’entreprise.